エクセルで作る効率的な在庫管理表：設計要点から関数活用まで

在庫管理の効率化は多くのビジネスオーナーにとって切実な課題です。

特に、エクセルで見やすく使いやすい在庫管理表を作成する方法を知りたいと考えている方は少なくありません。

この記事では、基本的な在庫管理表の設計要点や作り方、便利な関数の活用、およびエクセルで在庫管理の注意点を詳しく解説しています。

在庫管理の効率化と精度向上につながる知識とスキルを身につけたがる方はぜひご参考してください。

見やすく簡単な在庫管理表の設計要点

在庫管理表を一から作成する場合は、表が見やすく、操作が簡単であることが重要です。情報の可視性を高め、誤入力のリスクを減らすために、クリアなレイアウトを心がけましょう。

見出しを明確にする

各列の見出しは明確で理解しやすいものにします。例えば、「商品コード」、「商品名」、「在庫数」などです。

色の使用

在庫が少なくなっている項目は赤色で表示するなど、色を使って重要な情報を際立たせます。

フィルターと並び替え

データが多くなると情報が見つけにくくなるため、フィルターや並び替え機能を有効にしておきます。

在庫管理表の作り方について

エクセルで在庫管理表を作成するにはいくつかのステップを踏む必要があります。以下に基本的な手順を説明します。

基本的な在庫管理表の構造

在庫管理表では、商品名、商品コード、入庫数、出庫数、在庫数などの列を設定します。これにより、各商品の在庫状況を一目で確認できます。

データ入力

商品の入庫や出庫があるたびに、対応するセルに数量を入力します。これにより、在庫の変動をリアルタイムで追跡できます。

在庫数の自動計算

在庫数は「初期在庫数 + 入庫数 – 出庫数」という式で計算されます。エクセルのセルに式を設定することで、自動的に在庫数が更新されるようにします。

=初期在庫数 + SUM(入庫数) – SUM(出庫数)

関数の活用

在庫の最適量を算出するために、MINやMAXなどの関数を活用することができます。これにより、在庫の過不足を防ぐことが可能です。

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在庫管理表でよく使うエクセル関数

エクセルで在庫管理を行う際に役立つ関数はいくつかあります。これらの関数を使用することで、在庫の入出庫を効果的に追跡し、在庫レベルを自動で更新することが可能です。以下は在庫管理に特に便利なエクセルの関数とその使用方法です。

SUM 関数

在庫の合計数を計算する際に非常に便利です。たとえば、特定の商品の入庫数と出庫数を別々の列に記録し、その差分を計算して現在の在庫数を把握します。

使用例：

在庫数計算： =SUM(入庫数列) – SUM(出庫数列)

IF 関数

在庫数が一定のレベルを下回った場合に警告を出すなど、条件に応じて異なる値を表示する際に使用します。

使用例：

在庫警告： =IF(現在の在庫数 < 最小在庫数, “注文必要”, “在庫充分”)

VLOOKUP または XLOOKUP 関数

商品コードや商品名から在庫リスト内のデータを検索し、在庫数や詳細情報を取得する際に使用します。

使用例：

在庫情報取得： =VLOOKUP(商品コード, 在庫データ範囲, 列番号, FALSE)

SUMIF/SUMIFS 関数

特定の条件に一致する項目の合計を計算する際に使用します。例えば、特定のカテゴリや期間の入庫数や出庫数を計算することができます。

使用例：

特定カテゴリの在庫合計： =SUMIF(カテゴリ列, “指定カテゴリ”, 在庫数列)

COUNTIF/COUNTIFS 関数

在庫アイテムの数を条件に応じて数える際に使用します。例えば、在庫警告が出ているアイテムの数をカウントすることができます。

使用例：

警告在庫数のカウント： =COUNTIF(在庫数列, “<最小在庫数”)

CONCATENATE / TEXTJOIN 関数

複数のテキスト情報を一つに結合するための関数です。商品情報の整理や報告書作成時に有用です。

使用例：

商品情報の結合： =CONCATENATE(商品コード, ” – “, 商品名)
新しいTEXTJOINの使用例： =TEXTJOIN(“, “, TRUE, 商品名列)

DATE 関数

在庫の賞味期限や保証期限の管理に使える日付を作成します。特定の条件に基づいて期限切れの在庫を識別する際に有効です。

使用例：

賞味期限の設定： =DATE(年, 月, 日)

DAYS 関数

指定された二つの日付の間の日数を計算します。在庫品の滞在時間や回転率の分析に使用します。

使用例：

在庫の滞在日数計算： =DAYS(本日の日付, 入庫日)

FILTER 関数

特定の条件を満たすデータのみを抽出します。この関数は、特定の条件に一致する在庫項目だけを表示したい場合に特に便利です。

使用例：

在庫が少ない商品の抽出： =FILTER(在庫テーブル, 在庫数列 < 最小在庫数)

UNIQUE 関数

データから重複を排除し、ユニークな値のみを抽出します。在庫品目の種類を確認する際に使います。

使用例：

ユニークな商品リスト作成： =UNIQUE(商品名列)

SORT 関数

データを任意の基準でソートします。在庫リストを在庫数や商品名で並び替えたい場合に役立ちます。

使用例：

在庫数でのソート： =SORT(在庫テーブル, 在庫数列番号, TRUE)

これらの関数や機能を組み合わせることで、在庫の状況をリアルタイムで正確に追跡し、必要に応じて迅速な対応を取ることができます。エクセルのこれらの高度な機能を活用することで、在庫管理の精度を向上させることが可能です。

エクセルで在庫管理の注意点の4つ

効率的なエクセルで在庫管理を行う際にこの4つポイントを注意すべきです。

データの整合性
バックアップの実施
セキュリティ対策
定期的な監査と更新

正確な在庫管理を実現するために、これらのポイントを理解し適切に対処することが重要です。下記でそれぞれ説明していきます。

データの整合性

入力されるデータの一貫性と正確性を確保する必要があります。誤ったデータが入力されると、在庫の過剰や不足につながる可能性があります。データ入力規則を設定して、入力ミスを最小限に抑えましょう。

バックアップの実施

在庫データは定期的にバックアップを取ることが重要です。データが失われたり、システムがクラッシュしたりした場合に備えて、安全な場所にバックアップを保存しておきましょう。

セキュリティ対策

在庫データは機密性が高い情報を含むことがあります。不正アクセスからデータを守るために、ファイルにはパスワードを設定し、アクセス権を適切に管理することが推奨されます。

定期的な監査と更新

在庫表は定期的に確認し、最新の状態に保つ必要があります。また、在庫管理のプロセスを定期的に見直し、必要に応じて改善することが望ましいです。

よくある質問と解決策

Q1. 在庫数がマイナスになることがありますが、どうしたらいいですか？
- A1. 在庫数がマイナスになる場合は、入庫漏れやデータ入力ミスが考えられます。適切な時点で在庫調査を行い、データを修正することが重要です。
Q2. 在庫管理表が複雑で更新が大変ですが、どうすれば良いですか？
- A2. 在庫管理のプロセスを見直し、必要最低限の情報のみを管理するシンプルな在庫表にすることが効果的です。また、マクロを使用して定期的な更新作業を自動化することも検討してください。